Thanh toán hóa đơn đúng hạn, mọi lúc đều rất quan trọng để giữ cho các mối quan hệ kinh doanh ở trạng thái tốt. Số hóa kiểm soát quy trình xuất hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp như thế nào?
Đây
là giá trị của quy trình duyệt hóa đơn. Các quy trình này cấu trúc và tổ chức
rõ ràng cách xác thực và thanh toán hóa đơn. Điều này làm cho các khoản thanh
toán nhất quán và đáng tin cậy. Phê duyệt tự động có thể giúp hợp lý hóa quy
trình lập hóa đơn của bạn và tiết kiệm thời gian cũng như tiền bạc cho tổ chức
của bạn.
Tất cả những gì bạn cần để tạo một quy trình phê duyệt hóa đơn là hiểu rõ các quy trình này là gì và chúng hoạt động như thế nào. Bạn cũng cần biết nên sử dụng công cụ quy trình làm việc nào để đảm bảo rằng quy trình làm việc của bạn trôi chảy và hiệu quả nhất có thể.
Số hóa quy trình lập
hóa đơn chính xác, an toàn
Dưới
đây là những điều bạn cần biết để tạo quy trình phê duyệt hóa đơn thành công.
Tìm hiểu quy trình duyệt
hóa đơn
Quy
trình phê duyệt hóa đơn là quy trình mà doanh nghiệp có thể tuân theo để hợp lý
hóa quy trình xử lý hóa đơn và phê duyệt hóa đơn để thanh toán nhanh chóng. Họ
hỗ trợ kiểm tra xem hóa đơn có chính xác và hợp lệ hay không.
Các
quy trình công việc này bắt đầu khi nhà cung cấp gửi hóa đơn để thanh toán. Hóa
đơn được xem xét để đảm bảo rằng các dịch vụ, thông tin và số tiền được lập hóa
đơn là hợp lệ trước khi được thanh toán. Sau khi mọi thứ được xác thực và hóa
đơn được phê duyệt, thanh toán có thể được xử lý.
Các bước tạo quy trình
duyệt hóa đơn
Quy
trình phê duyệt hóa đơn sẽ tự nhiên khác nhau giữa các loại hình kinh doanh.
Nhưng các bước cơ bản cần thiết để thiết lập chúng là tương tự nhau.
1. Thiết
lập cơ sở dữ liệu nhận hóa đơn
Quy
trình phê duyệt hóa đơn của bạn sẽ bắt đầu bằng cách di chuyển tất cả hóa đơn
vào hàng đợi để xác thực. Điều này sẽ đơn giản hóa quá trình theo dõi và xử lý
chúng một cách có tổ chức.
Bạn có thể tạo một địa chỉ email được chỉ định để chỉ nhận hóa đơn. Hoặc bạn có thể tạo biểu mẫu gửi hóa đơn tùy chỉnh sẽ tự động thêm mọi hóa đơn đã gửi vào hàng đợi.
Truyền và nhận dữ liệu
và phê duyệt tự động
2. Quy định Điều kiện
Phê duyệt
Nhóm
của bạn sẽ cần xác định xem mỗi hóa đơn bạn nhận được có hợp lệ hay không trước
khi hóa đơn được xử lý. Các điều kiện cho quy trình này sẽ khác nhau tùy thuộc
vào ngành của bạn cũng như các sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp. Một số câu
hỏi phổ biến bạn có thể sử dụng để xem lại hóa đơn bao gồm:
- Nhà
cung cấp đã giao sản phẩm hoặc dịch vụ đã thanh toán chưa?
- Có
bất kỳ mâu thuẫn thanh toán nào cần được giải quyết trước không?
- Có
bất kỳ vấn đề nào với sản phẩm hoặc dịch vụ được lập hóa đơn để biện minh cho
việc giảm giá hoặc đặt hàng lại không?
- Hóa
đơn có đầy đủ, chính xác và chứa tất cả dữ liệu cần thiết để xử lý không? (Ví dụ:
thông tin hợp đồng, bàn giao,…)
- Số
tiền ghi trên hóa đơn có khớp với giá thương lượng giữa bạn và nhà cung cấp
không?
3. Tạo
phân cấp phê duyệt
Hầu
hết các doanh nghiệp đều có những người hoặc nhóm chuyên trách chịu trách nhiệm
xác minh hóa đơn. Tuy nhiên, sự thiếu hiệu quả vẫn có thể xảy ra nếu bạn không
có hệ thống phân cấp phê duyệt rõ ràng. Nếu bạn có một doanh nghiệp lớn hơn, bạn
có thể chỉ định trưởng bộ phận hoặc người quản lý để đưa ra các quyết định
thanh toán cụ thể cho bộ phận của họ.
Thay
vào đó, các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể có kế toán viên hoặc các thành viên
nhóm cụ thể khác được chỉ định để xác thực hóa đơn của họ. Đảm bảo rằng bạn có
ý tưởng rõ ràng về người chịu trách nhiệm phê duyệt hóa đơn và họ được giao nhiệm
vụ xử lý những hóa đơn nào.
4. Xác
định lộ trình làm việc
Quy trình phê duyệt hóa đơn thường tuân theo cấu trúc 'nếu-thì', cho phép bạn xác nhận rằng thông tin cơ bản là theo thứ tự và làm tăng mức độ phức tạp của quy trình xác thực của bạn. Ví dụ: nếu hóa đơn chỉ định tài khoản ngân hàng để xóa khoản thanh toán, bạn có thể chuyển hóa đơn đó sang mục tiếp theo trong danh sách của mình. Nếu hóa đơn không cung cấp thông tin này, bạn sẽ cần liên hệ với người gửi để yêu cầu thêm thông tin.
Bạn
cũng có thể sử dụng điều này để thiết lập hệ thống phân cấp phê duyệt cho quy trình làm việc
của mình. Ví dụ: nếu hóa đơn được gửi bởi nhà phát triển web, hãy gửi hóa đơn
đó đến bộ phận CNTT của bạn để xác thực. Nhiều nhà phát triển sử dụng các mẫu
hóa đơn cung cấp bảng phân tích đầy đủ về công việc đã hoàn thành. Nhưng nếu bảng
phân tích này chứa đầy thuật ngữ kỹ thuật, nó cần được xác nhận bởi người có thể
hiểu và xác minh rằng chi phí là chính xác.
Khi
quy trình làm việc của bạn được thiết lập, bạn sẽ có thể giảm thiểu bất kỳ sự
không chắc chắn nào liên quan đến các giao thức xử lý hóa đơn của mình. Điều
này sẽ giúp nhóm của bạn dễ dàng phê duyệt hóa đơn nhanh hơn.
doBPM giúp tạo quy
trình phê duyệt hóa đơn của bạn
Quy
trình hóa đơn được xây dựng bằng công nghệ low-code | cách tiếp cận đối tác
Theo
thống kê kế toán từ G2, 80% công ty đã trải nghiệm những lợi ích của tự động
hóa hóa đơn mong muốn tăng đầu tư trong ba năm tới.
Quy trình công việc tự động tận dụng tối đa cơ cấu tổ chức để cung cấp thiết kế quy trình trực quan và giám sát khả thi. Nền tảng doBPM – Tự động hóa quy trình có thể được sử dụng để tùy chỉnh và tự động hóa quy trình công việc nhằm tiết kiệm thời gian cho bạn, giảm tỷ lệ lỗi do con người liên quan đến xử lý và phê duyệt hóa đơn, đồng thời đơn giản hóa các quy trình liên quan đến việc giải quyết hóa đơn mà bạn nhận được từ nhà cung cấp.
Quá trình kéo và thả tự
động thú vị của Dogoo
